LES INDÉPENDANTS ET LA CERTIFICATION QUALITÉ

LES INDÉPENDANTS ET LA CERTIFICATION QUALITÉ

Pour nous tous, formateurs indépendants, il n’est pas simple de s’approprier les conséquences de la loi dite « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018 pour ce qui concerne la « certification qualité »

Introduction et constats

Pour nous tous, formateurs indépendants, il n’est pas simple de s’approprier les conséquences de la loi dite « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018 pour ce qui concerne la « certification qualité ».

Non qu’elles soient foncièrement complexes, mais la succession de textes et informations nécessite, semble t’il, d’être compilée.

Les grands organismes de formation désigneront probablement en interne, si ce n’est déjà fait dans la majorité des cas d’ailleurs, un « Responsable qualité », qui saura permettre les meilleures orientations de l’organisme qui l’emploie.

S’agissant des indépendants, nous nous trouvons dans le désert et errons tous au gré de notre activité qui continue d’occuper tout notre temps. Cela ne nous permet pas de nous arrêter, de faire le point et de réfléchir posément pour trouver la meilleure stratégie, le meilleur timing.

De plus, la certification qualité va représenter un coût pour chacun d’entre nous, non négligeable, c’est une évidence.

Alors que les grands organismes négocieront, quel sera notre argument pour faire baisser les coûts ?

La certification qualité risque de sonner la mort d’indépendants dans les mois ou années à venir ; d’indépendants compétents, sérieux, professionnels, investis, mais qui ne disposent pas du temps nécessaire à la gestion de cet administratif lourd, ou de la trésorerie nécessaire, ou quels qu’en soient les raisons.

Ainsi, ils disparaitront car leur seule faute aura été un manque de moyens ! Quelle tristesse …

Conséquences tirées du constat

Ce double constat nous a amenés à réaliser une synthèse de cette « certification qualité » d’une part, et à admettre la nécessité absolue de nous réunir d’autre part.

Réaliser une synthèse, c’est permettre à chacun d’entre nous de disposer, en 1 seul document, de l’ensemble des informations relatives à la certification qualité, nous permettant un gain de temps précieux. Cette synthèse est sans prétention, mais a le mérite de se suffire à elle-même pour répondre, espérons-le, à l’ensemble des questions de 1er degré que l’on peut se poser.

Les références aux articles de loi ou textes divers permettent à ceux qui souhaiteraient approfondir cette synthèse de retrouver rapidement et facilement les détails et précisions.

Cette synthèse pourra régulièrement être mise à jour, au fil de la parution de nouveaux textes ou informations.

Quant à nous réunir, l’AFIC est une association active qui pourra réfléchir aux actions à mener pour tenter de négocier un tarif préférentiel auprès de certificateurs d’une part, et assurer une veille sur ce thème, nous permettant une mise à jour d’autre part.

La Synthèse

Tout ce qui suit a pour référence les textes promulgués (décret 2019-564 et 2019-565 ; articles du code du travail ; …). Pour ne pas alourdir ce document, ils sont cités sans être reproduits.

Pourquoi être certifié ?

C’est l’article L.6316-1 qui répond à cette interrogation : pour permettre le financement d’une action de formation, d’une VAE, d’un bilan de compétence, ou d’un apprentissage par un tiers-financeur.

Il s’agit là des 4 actions concourant au développement des compétences définies par l’article L.6313-1.

Prérequis à l’obtention de la certification

Comme précisé au II. 1 de l’annexe au décret 2019-565, il y en a 2 :

  • Disposer d’un numéro d’activité, ou avoir une demande d’enregistrement en cours ;
  • Dispenser des formations finançables par des tiers financeurs.

Date d’obligation de la certification

Nous devrons être certifiés dès le 1er janvier 2021, en vertu de l’article 2 du décret 2019-564.

Mais nous pouvons aussi être certifiés avant cette date.

Les 7 critères de la certification

La nécessité de répondre à ces 7 critères ne prend effet que le 1er janvier 2021.

Les certifications engagées avant cette date ne tiennent compte que des 6 critères définis par l’article R.6316-1. Cette information est issue de l’article 2 du décret 2019-564.

Il y a lieu ici de montrer l’évolution des 6 critères précédents, auxquels s’ajoute donc un 7ème critère :

Art R.6316-1 avant le 1er janvier 2021 Art R.6316-1 à compter du 1er janvier 2021 Différences remarquables
Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus 1- Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus Pas de modification majeure
L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé 2- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations « prestations proposées » remplace « formation », conséquence des 4 actions concernées par la certification (formation ; VAE ; bilan de compétences ; apprentissage) « publics bénéficiaires » remplace « public formé », le respect de ces critères étant nécessaire pour le financement par un tiers « lors de la conception » est ajouté
L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre « publics bénéficiaires » remplace « publics de stagiaires » ; idem 2- ci-dessus « prestations et modalités d’accueil » remplace « dispositifs d’accueil » permet d’être plus précis Notion « d’accompagnement » qui apparaît ; bizarrement, le terme « pédagogique » disparaît pour ce qui est du suivi, mais on s’assure de leurs « mises en œuvre »
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation 4- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre « Prestation » remplace « offre de formation » ; idem 1- ci-dessus « mises en œuvre » ; idem 3- ci-dessus
La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations 5- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations « développement des connaissances et compétences » des formateurs remplace « formation continue », ce qui contribue à valoriser la formation continue en évoquant celle des premiers d’entre eux (les formateurs) « mettre en œuvre les prestations » remplace « chargés des formations » pour les raisons déjà évoquées précédemment

6- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel Ce critère est créé à compter du 1er janvier 2021, et ne sera donc pas pris en compte pour les certifications accordées antérieurement
La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires 7- Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées Notion de « recueil » qui sous tend qu’il faudra démontrer que les appréciations auront été conservées Notion de « réclamation » qui s’ajoute « parties prenantes » remplace « stagiaires », ce qui signifie que d’autres entités participeront à « l’évaluation à chaud » (les entreprises ; les financeurs ; …)

Ces 7 critères se déclinent en 32 indicateurs. 4 d’entre eux ne concernent que l’apprentissage (le 14, le 15, le 20 et le 29). Les OF doivent donc en respecter 28, récapitulés ici :

  • En excluant ceux qui concernent les CFA, donc pas les destinataires de cette newsletter,
  • Sans tenir compte de leur intérêt ou pas pour les VAE ou les bilans de compétences, les OF devant à minima respecter les 28 critères en question (sous la réserve évoquée sous ce tableau).
  • Sous forme résumée pour plus de clarté

Ces indicateurs sont listés en annexe du décret 2019-565.

CRITÈRES INDICATEURS
Information du public Supports accessibles et exhaustifs Diffusion d’indicateurs de résultats adaptés Perspectives envisageables des certifications (résultats et suites possibles)
Conception des prestations Analyse du besoin des parties prenantes Définition des objectifs opérationnels et évaluables Établissement de contenus et modalités adaptés Respect du référentiel de certification Détermination d’une évaluation à l’entrée
Adaptation des prestations Information quant au déroulement de l’action Adaptation de la prestation au public Évaluation de l’atteinte des objectifs Prévention contre les ruptures de parcours Coordination Entreprises / OF pour les alternances Respect des conditions de présentation aux examens
Mobilisation de ressources adéquates Mises à disposition de l’ensemble des moyens nécessaires Coordination des différents intervenants Mise à disposition et appropriation des ressources nécessaires
Professionnalisme des formateurs Détermination des compétences des différents intervenants Développement des compétences des intervenants
Ancrage dans l’environnement Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle Veille métier (compétences ; emplois ; …) Veille pédagogique et technologique Mobilisation des moyens pour l’accueil des personnes en situation de handicap Respect de la certification qualité par les sous-traitants Mise en œuvre de moyens permettant l’AFEST
Prise en compte des appréciations et réclamations Recueil des appréciations des parties prenantes Prise en compte et traitement des difficultés, aléas et réclamations Mise en œuvre d’améliorations suite aux appréciations et réclamations

Il est à souligner que certains indicateurs ne concernent que des cas spécifiques comme :

  • Le 3, le 7, le 16 qui ne concernent que des formations aboutissant à une certification ou un diplôme ; voire le 12 qui évoque une « rupture de parcours »
  • Le 13 qui ne concerne que l’alternance ;
  • Le 18, le 21, le 22 qui ne concernent que des actions impliquant plusieurs intervenants ; voire le 27 qui aborde la sous-traitance ;
  • Le 28 qui évoque l’AFEST

Or tous les organismes de formation ne sont pas assurément concernés par ces 4 situations ou types d’actions, donc par ces 10 critères. En subsistent donc 18, que vous trouvez en marron dans le tableau.

C’est pourquoi l’organisme de formation demandant la certification précisera préalablement au certificateur les catégories d’actions pour lesquels il souhaite être certifié (cf II. 1 de l’annexe au décret 2019-565).

Pour cela, il y aura lieu de bien réfléchir. Effectivement, comme nous allons le voir, la certification est valable pour 3 ans. Par conséquent, si nous sommes trop restrictifs au moment de cette demande, il sera nécessaire de solliciter une « extension à la certification » prévue par l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019, qui bien évidemment, représentera un coût substantiel.

Arrêtons-nous aussi sur les indicateurs 21 et 22 qui concernent le développement des compétences de ses équipes et non de soi-même en qualité d’intervenant ; pour autant, il est tout de même nécessaire à minima de démontrer ses propres compétences, ce que les indicateurs 23 à 25 inclus auront comme objectifs (veilles diverses).

Validité de la certification

La certification vaut pour 3 années. Mais un audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification, tel que défini par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

3 audits de certification

Audit initial : Il est réalisé par l’organisme certificateur choisi par l’OF qui propose à l’OF en question, dans les 30 jours qui suivent la réception du contrat signé, une date de réalisation de l’audit tenant compte de la période souhaitée initialement par l’OF candidat (cf arrêté du 6 juin 2019 déjà cité).

Il pourra se dérouler dans les locaux de l’OF si celui-ci en dispose, ou dans un lieu à définir dans le cas contraire.

Pour un OF dont le CA est < 150 k€, il dure 1 jour (1,5 jours pour un CA > 150 k€).

Cet audit initial peut laisser apparaître :

  • Des non-conformités mineures

Ce sont des non-conformités partielles d’un indicateur, qui ne remettent pas en cause la qualité de la prestation de formation délivrée.

L’OF doit adresser son plan d’action à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier, et dispose de 6 mois pour le mettre en œuvre ; la levée de la non-conformité mineure est contrôlée lors de l’audit qui suit.

  • Des non-conformités majeures

Ce peut être :

  • La non prise en compte d’un indicateur ;
  • La non-conformité partielle d’un indicateur, qui remet en cause la qualité de la prestation de formation délivrée ;
  • L’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées au moment de la prise de décision (cf art 1 de l’arrêté du 6 juin 2019) ;
  • Une non-conformité mineure non corrigée entre 2 audits (cf art 5 de l’arrêté du 6 juin 2019).

Les définitions sont issues du II. 3. du décret 2019-565 ; certaines précisions sont issues de l’arrêté du 6 juin 2019.

La certification peut être totale (absence de non-conformité majeures) ou partielle, selon le rapport établi par le certificateur.

Elle peut aussi être refusée. Dans ce cas, l’OF ne peut effectuer de nouvelle demande de certification avant un délai de 3 mois (cf art 8 de l’arrêté du 6 juin 2019).

Cas particulier des OF qui disposent déjà d’une certification qualité :

Une demande d’aménagement de durée de l’audit peut être faite (1/2 journée). Seules 9 indicateurs seront audités, à savoir les 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et 32, les 7 en marron étant incontournables comme vu précédemment (se référer au tableau ci-dessus).

Audit de surveillance : Comme déjà écrit, il est réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification.

Il se déroule à distance, sauf cas particuliers définis par l’art 2 de l’arrêté du 6 juin 2019.

Il dure 1/2 journée.

Pour reprendre précisément une phrase de l’arrêté du 6 juin 2019, « Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ».

L’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 précise bien qu’une certification peut être suspendue ou retirée selon les circonstances.

  • En cas de non-conformité majeure, l’OF dispose de 3 mois pour apporter les mesures correctives. A défaut, la certification est suspendue.
  • Si elle n’est toujours pas levée sous les 3 mois qui suivent la suspension, elle est retirée.

L’audit de surveillance est donc à préparer avec soin lui aussi.

Audit de renouvellement : Celui-ci doit impérativement être réalisé de telle sorte que la certification qui en découle soit possible avant l’échéance de la précédente, c’est-à-dire avant ses 3 années de validité.

Sa durée est la même que pour l’audit initial (1 jour ou 1,5 jour selon le CA < ou > 150 k€).

Les organismes certificateurs

Autorisés par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC), ils sont aujourd’hui au nombre de 14, une mise à jour régulière se faisant. Cette liste est consultable sur le site du ministère du travail.

  1. AFNOR Certification
  2. APAVE Certification
  3. BCS Certification
  4. Bureau VERITAS Certification
  5. CERTUP
  6. Global Certification
  7. I.CERT
  8. ICPF & PSI
  9. ISQ
  10. PRONEO Certification
  11. QUALIANOR Certification
  12. QUALITIA Certification
  13. SGS ICS
  14. SOCOTEC Certification

Choisir son organisme certificateur

Paragraphe inspiré d’un article écrit sur Linkedin par Catherine TROCQUEME le 2 octobre 2019, recopié en partie

La réforme a fortement encadré le référentiel et les modalités d’audit, mais les certificateurs sont libres de fixer leurs tarifs et de développer leurs propres approche et outils.

Les organismes de formation ont donc tout intérêt à se renseigner sur leur offre et à faire jouer la concurrence.

Le coût

La question du coût de la certification fait, bien-sûr, partie des sujets à étudier de près. Plusieurs formules sont possibles, au forfait ou à l’acte. Dans tous les cas il faut s’assurer que le devis couvre bien le cycle de la certification, c’est-à-dire de l’organisation de l’audit initial à celui de l’audit de surveillance. Ce dernier, effectué 14 à 22 mois plus tard, peut être réalisé sur site ou à distance. Le forfait a le mérite d’éviter d’éventuelles surprises.

Si le certificateur propose un devis à l’acte, il faut être vigilant sur d’éventuels frais annexes comme les déplacements des auditeurs ou encore la gestion des dossiers.

Les services

Certains certificateurs ont développé des outils en ligne gratuits d’auto diagnostic ou de présentation documentée et pédagogique du référentiel.

Attention, la frontière a été posée par le législateur : les certificateurs n’ont pas le droit de faire de l’accompagnement ou du conseil. Certains, comme l’Afnor, surfent sur la ligne et proposent des prestations payantes comme des visites d’évaluation ou des audits blancs. Il s’agit de réaliser un état des lieux, d’une mise en situation d’audit mais, en aucun cas, d’une aide à la maîtrise d’œuvre.

Enfin, le choix de son certificateur doit prendre en compte d’autres éléments.  Il peut ainsi être intéressant de faire appel à un certificateur positionné sur certains marchés comme le BTP ou l’industrie sur lesquels les clients de l’organisme de formation sont également présents.

Leur expérience des petites structures, leur proximité géographique, leur notoriété ou encore la qualité de la formation de leurs auditeurs sont autant de critères utiles à la sélection de son certificateur.

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